En begäran är en beställning som görs. Ett köp, å andra sidan, är ett förvärv (att behålla ägandet till något genom att leverera en betalning).
Begreppet köpbegäran avser därför en beställning som någon gör med syftet att förvärva en vara. Det är vanligt att konceptet används internt i ett företag, när en viss sektor begär att den ansvariga för inköp ska köpa vissa produkter.
Låt oss anta att marknadsavdelningen i ett företag behöver en ny skrivare för att utföra sina dagliga aktiviteter. På detta sätt presenterar chefen för nämnda sektor en köpbegäran till företagets inköpsavdelning med detaljerade behov. Den som ansvarar för inköpsavdelningen fortsätter efter att ha analyserat beställningen att köpa skrivaren och leverera den till marknadsavdelningen.
Som kan ses i detta fall inköpsanmodan lyder interna verksamhet i bolaget. I avsaknad av en inköpsavdelning kunde inköp av skrivaren ha gjorts direkt av marknadsavdelningen. I små och medelstora företag används köpskrav inte i allmänhet, eftersom ägaren direkt bestämmer vad han ska köpa och när man ska köpa den.
För stora företag, där det finns en organisation i olika avdelningar och ett betydande antal anställda, är inköp av leveranser och material väsentligt, eftersom det säkerställer kontinuerlig drift av var och en av dess delar: pappersark, bläckpatroner, reservdelar för datorer, ny utrustning för att klara en personalutveckling och rengöringsartiklar för badrum och för rengöring av kontor är några av de många produkter som de olika komponenterna i ett företag kan begära dagligen.
Förutom de just nämnda fördelarna tillåter köpbegäran inom ramen för ett företag att gruppera flera liknande beställningar för att spara tid och pengar: det är känt att många distributörer erbjuder rabatter för stora volymer, så det är alltid bekvämt att göra minst Beställningar per månad med det högsta möjliga antalet enheter. När det gäller tid, om flera anställda beställer samma typ av objekt och chefen köper var och en separat kommer det troligtvis att ta mycket längre tid att slutföra sitt arbete än om de konverteras till en enda ordning.
En annan fördel för organisationen av ett företag är att det gör att du kan utföra större kontroll över förhållandena mellan dina anställda, eftersom det tvingar dem att följa inlämnandet av en form som en post kvarstår i stället för att ge dem möjlighet att beställa produkter mitt i ett samtal med köparen. Om det till exempel finns en försening i tillhandahållandet av material är det alltid möjligt att granska begäran om att kontrollera dess datum och kontrollera att det har lästs, medan om meddelandet var muntligt skulle det inte finnas några bevis för att lösa konflikten.
Köpförfrågan kan å andra sidan vara en beställning som görs av en kund eller konsument. Det skulle vara fallet med ett företag som erbjuder kosmetika genom direktförsäljning. Företaget har en webbplats där berörda parter kan fylla i en köpbegäran: när nämnda begäran har mottagits, kommunicerar en kommersiell representant för företaget med kunden för att definiera betalningsmetoden och samordna leveransen av produkterna.